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Digitalisierung eines stationären Geschäftsmodells


In enger iterativer Zusammenarbeit mit dem Rätselraum Ruhrpott wurde eine Chatbot-Platform entwickelt, welche neben den Begrenzungen des stationären Geschäftsmodells auch die Herausforderungen der Corona-Pandemie digital löste.

Kunde

Der Rätselraum Ruhrpott ist ein Anbieter von Escape Rooms aus NRW und baut die mit beliebtesten Escape Rooms in Deutschland.  Er bietet seine prämierten Räume für Firmenfeiern, Geburtstage, Schulklassen,  etc.  an.

Ausgangssituation & Herrausforderungen

Ende 2019 kamen wir mit dem Rätselraum Ruhrpott ins Gespräch, welcher eine bereits bestehende Kneipen-Tour optimieren wollte. Der Staus Quo war, dass Teilnehmer der Tour mit persönlicher Betreuung über ein Handy und GPS-Geräten zu unterschiedlichen Bars geführt wurden. Jedoch spielte die Technik nicht vernünftig mit und die persönliche Betreuung war zu kostenintensiv.

Eine digitale und kostengünstige Lösung sollte her!

Als im ersten Lockdown Anfang 2020 der Rätselraum seine Räume komplett schließen musste, brachen die stationären Einnahmen weg. Da auch die Gastronomie schloss, war auch das Projektziel Kneipentour in Gefahr. Wir mussten umdenken und stellten gemeinsam drei grundsätzlich beschränkende Faktoren für das stationäre Geschäftsmodell Escape Room auf:

  • Räumliche Begrenzung: Escape Rooms können max. x Spieler:innen pro Tag aufnehmen

  • Zeitliche Begrenzung: Escape Rooms sind nur während der Öffnungszeiten nutzbar

  • Personelle Begrenzung:  Für jedes gespielte Spiel wird ein(e) Mitarbeiter:in benötigt

Durch die anhaltende Pandemie wurde die Notwendigkeit einer digitalen Lösung immer essenzieller und diese musste nun Spieler:innen erreichen, die sich nur alleine zu Hause oder draußen aufhalten durften.

Lösung

Wir stellten in kürzester Zeit ein Projektteam zusammen, welches sich diesen Herausforderungen annahm. Bei Projekten mit Kunden ist es uns wichtig, dass sich jede Partei auf ihre Stärken fokussiert, um diese dann effektiv zu kombinieren.

“Wir können Programmieren” & “Der Kunde weiß, was die Anwender:innen wollen”

So legen wir in intensiven Brainstorming-Terminen die Anforderungen fest und entwickelten darauf basierend ein erstes Konzept.
Die Idee: Eine No-Code-Platform, mit der der Kunde einfach interaktive Rätsel-Touren erstellen kann, welche die Anwender mobil spielen können. Ein personalisierter Bot führt die Anwender durch das Spiel und vermittelt dabei den Eindruck, dass ein echter Mensch die Tour leitet.

Ella – Der Rätselbot

Chatbots werden bereits intensiv in automatisiertem Services und Support eingesetzt, jedoch ist der Outdoor-, Freizeit- und Vergnügungsbereich ein recht neues Anwendungsgebiet. Im Anschluss an die Festlegung des Konzeptes wurden die definierten Anforderungen auf technische Machbarkeit geprüft und mögliche Lösungen unter Berücksichtigung der Kosten gegenübergestellt:

Die Implementierung in eine Messengerapp stellte sich somit als besten Kompromiss zwischen Kosten und intuitiver Bedienung heraus. Da WhatsApp keine individuelle Einbindung von Bots zulässt haben wir den Messengerdienst Telegram ausgewählt. Dieser ist kostenlos mit ein paar Klicks installiert und erfreut sich bei der deutschen bereits einer breiten Akzeptanz von ca. 20 % der Bevölkerung. Aufgrund der zeitlichen Brisanz entschieden wir uns ein (Backend)-MVP mit einer simplen Nutzeroberfläche zu entwickeln und nutzen dafür das Django Framework. 

Meilensteine

März 2020

  • Start der Plattform
  • Text und Bild Nachrichten

Mai 2020

  • Audio und Video Nachrichten
  • Minispiele wie Cryptex und Deffrierscheibe

September 2020 – März 2021

  • Standorte & Wegbeschreibungen
  • Anbindung diverser Buchungssystemen wie Quinbook und WooCommerce
  • Menschliche Wirkung durch Bedenk- und Tippzeiten

Infrastruktur

Wir arbeiten stets mit einem lokalen Testserver auf welchen wir nach und nach weitere Features einbinden und testen bis diese auf das laufende produktive System übertragen werden. Mithilfe von kurzen Tutorials und einer Beispieltour findet sich jeder Kunde schnell zurecht und kann sich seine individuellen Touren bauen. 

Unser Vorgehen

In dem Projekt wurde nach dem agilen Ansatz SCRUM gearbeitet. Dieser ist geprägt von engen Feedbackschleifen mit dem Kunden welcher so schnell und zielgerichtet neue Anforderungen und Anpassungen miteilen kann. So wurden bald mehr und mehr Features eingebunden. Während des Entwicklungsprozesses ist uns sehr wichtig, dass der Kunde stets einen funktionierenden Prototypen zur Verfügung hat um alle neuen Funktionen testen zu können. Jedes neue Feature wird separat programmiert und nach Fertigstellung in das laufende produktive System gemerged (eingefügt). Fortlaufend sammeln wir Feedback von Kunden, um weitere Elemente in die Plattform aufzunehmen, welche das Nutzererlebnis steigern und den Bot immer realistischer erscheinen zu lassen.

Bilanz

Die in den Herausforderungen genannten Skalierungsprobleme konnten wie folgt gelöst werden:

  • Räumliche Begrenzung: Durch das Angebot an Outdoor-Touren

  • Zeitliche Begrenzung: Durch den 24/7 Zugang auf den Messengers

  • Personelle Begrenzung:  Durch den Bot, der die Betreuung übernimmt

Das Ziel ein digitales Angebot für das Geschäftsmodell Rätselraum zu schaffen wurde erreicht.

Darüber hinaus können durch die gesammelten Daten Fehler oder Hürden in Touren schnell erkannt und behoben werden. Es werden Touren für den Indoor und Outdoorbereich gebaut und der Bot in bestehende Rätseltouren eingebunden. Die Anzahl sowie der Standort der Anwender ist durch Chatgruppen nahezu unbegrenzt, was weitere dezentrale Kommunikationsmöglichkeiten und Anwendungsbereiche zulässt. Unsere Kunden finden sich schnell auf der Plattform zurecht und können dank kontinuierlich wachsender Features und einer ausführlichen Dokumentation immer einfacher und kreativer Touren bauen.

Referenzen

“Die Zusammenarbeit mit semasquare war immer sehr effizient und die Kommunikation harmonisch und sympathisch. Das Projekt wurde von Anfang an mit vorausschauendem Blick angegangen und das Team hat selbst mit seinen guten Ideen dazu beigetragen, das Produkt zu verbessern. Auf neue Anfragen oder Wünsche ist semasquare immer mit einem realistischen Blick in Bezug auf Kosten und Umsetzbarkeit eingegangen. Für Features, die nicht unseren Kostenvorstellungen entsprechen konnten, oder die nicht so einfach umsetzbar waren, wurden passende Alternativen vorgeschlagen. Wir würden semasquare jederzeit wieder mit einem Projekt beauftragen und können die Zusammenarbeit mit Ihnen wärmstens empfehlen.. “

Eleonore Ulbrich - Projektleiterin Outdoor Rätseltouren

Auch die Anwender sind von der leichten Installation und dem realen Erlebnis überzeugt:

Dieses positive Feedback von Kund:innen und Anwender:innen bestätigt uns täglich in unserer Arbeit. Es macht Spaß zu sehen wie viele kreative Touren und Anwendungsbereiche über unsere Plattform kreiert werden. Erstellte Touren haben auch unabhängigen Spieletester:innen überzeugt: 

“Das funktioniert richtig gut mit diesem Chatbot und das habe ich so in anderen Escape Raum Spielen auch noch nicht erlebt…”

Julia Zerlik - Spieletesterin

Der Bot in Zahlen:

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